Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года

С 01.01.2023:

С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в новый фонд — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР). И те отчеты, которые мы привыкли сдавать в пенсионный и соцстрах, отменяются. Вместо них нужно сдавать единый отчет ЕФС-1 в СФР. Он заменит сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.

Оглавление:

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.
Какие отчеты будет содержать ЕФС-1
В ЕФС-1 объединили отчеты:

4-ФСС.
СЗВ-ТД.
СЗВ-СТАЖ.
ДСВ-3.

! Аналога СЗВ-М в новой форме ЕФС-1 нет. Аналог формы СЗВ-М с отчетности за январь 2023 нужно сдавать в налоговую. Это новый ежемесячный налоговый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». ФНС будет передавать полученные о работниках данные в СФР (п. 7 ст. 431 НК РФ в ред. с 01.01.2023).

Когда вступает в силу
Форма ЕФС-1 действует с 1 января 2023 года. Поэтому за периоды до 2023 года отчитывайтесь и подавайте корректировки по прежним формам, а начиная с 2023 — по новой форме ЕФС-1. Например, если вы приняли сотрудника 30 декабря 2022, сдайте по нему СЗВ-ТД не позднее 9 января 2023 по старой форме. А если прием состоялся 9 января 2023, подайте отчет уже по новой форме (ст. 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

Нормативная база
Единая форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года.

Кто и как должен сдавать ЕФС-1

Кто сдает отчет ЕФС-1
ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

Сотрудники по трудовым договорам.

и/или

Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Куда подавать отчет ЕФС-1
Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на сайте ПФР.

! ЕФС-1 нужно подать отдельно за обособленное подразделение (ОП) по месту его регистрации, только если обособка самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет. Если у вас обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения отражайте в общем отчете по компании.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1
Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.
Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность электронно.

Состав отчета ЕФС-1

Новый отчет состоит из двух разделов:

Первый содержит сведения персонифицированного учета.
Второй содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС-1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.

В обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4-ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС-1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.

Какие разделы содержит ЕФС-1


Раздел, подраздел ЕФС-1	Какие сведения содержит	Какой отчет заменяет	В каких случаях заполнять
Титульный лист	Общие сведения о страхователе		Всегда
Раздел 1, подраздел 1	Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате		Одновременно с подразделами 1.1, 1.2 или 1.3
Раздел 1, подраздел 1.1	Сведения о трудовой деятельности	СЗВ-ТД	Если были кадровые мероприятия, а также заключение/прекращение договора ГПХ
Раздел 1, подраздел 1.2	Сведения о страховом стаже	СЗВ-СТАЖ	Если в отчетном году были работники с особыми условиями исчисления стажа для назначения пенсии
Раздел 1, подраздел 1.3	Сведения о заработной плате работников госучреждений	СИоЗП	Заполняют только госучреждения
Раздел 1, подраздел 2	Основание для отражения периодов работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию	ОДВ-1 (разд. 5)	Одновременно с подразделом 1.2, если в 1.2 есть сотрудники с правом на досрочную пенсию
Раздел 1, подраздел 3	Сведения о работниках, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию	ДСВ-3	Если уплачивались дополнительные пенсионные взносы
Раздел 2	Сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний	4-ФСС (титульный лист)	Всегда
Раздел 2, подраздел 2.1	Расчет сумм страховых взносов	4-ФСС (табл. 1)	Всегда
Раздел 2, подраздел 2.1.1	Сведения об облагаемой базе и исчисленных взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для госучреждений	4-ФСС (табл. 1.1)	Заполняют компании с выделенными СКЕ и госучреждения
Раздел 2, подраздел 2.2	Сведения для исчисления взносов при направлении своих сотрудников для работы в другой компании или ИП	4-ФСС (табл. 2)	Заполняют только страхователи, направляющие своих сотрудников для работы у другого юрлица или ИП
Раздел 2, подраздел 2.3	Сведения о результатах обязательных медосмотров и специальной оценке условий труда	4-ФСС (табл. 4)	Всегда

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

Особенность нового отчета в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел заменяет действовавшую в 2022 форму: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС-1, расписали в следующей таблице.

! Редакция Закона № 27-ФЗ с 2023 года не содержит положения о приостановлении/возобновлении трудового договора. Скорее всего, в ближайшее время законодатели исправят это. По действующему в 2022 году порядку СЗВ-ТД нужно представить не позднее следующего рабочего дня после этих мероприятий. Как действовать в 2023 году, пока уточните в вашем отделении СФР.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам


Раздел, подраздел ЕФС-1	Отчетный период	Срок сдачи	Основание
Сдают все страхователи
Раздел 2 с подразделами (4-ФСС)	Первый квартал, полугодие, 9 месяцев, год	25 число месяца, следующего за отчетным периодом	П. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. С 01.01.2023
Сдается при наличии сведений
Раздел 1, подраздел 1.1 (СЗВ-ТД)	По факту наличия события	На следующий рабочий день: при приеме/увольнении, заключении/прекращении ГПД, приостановлении/возобновлении трудового договора. Не позднее 25 числа следующего месяца: при получении от работника заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, переводе и остальных кадровых мероприятиях	П. 5 6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. с 01.01.2023
Раздел 1, подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1)	Год	25 января следующего года. В некоторых случаях — досрочно, также, как сдавали действовавшие в 2022 году СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Например, в течение 3-х дней нужно отчитаться, если получили запрос из Социального фонда или заявление от работника на единовременную выплату пенсионных накоплений	П. 3 и 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. с 01.01.2023
Раздел 1, подраздел 3 (ДСВ-3)	Квартал	25 число месяца, следующего за отчетным кварталом	П. 7 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. с 01.01.2023
Сдают госучреждения
Раздел 1, подраздел 1.3 (СИоЗП)	Месяц	Ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным	П. 9 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. с 01.01.2023

Как и в какие сроки отчитываться за 2022 год

За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022, 4 квартал 2022 и весь 2022 год, отчитывайтесь по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировок. Например, если в 2023 году заметили ошибку в отчете 4-ФСС за полугодие 2022, то подавайте уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период.

Формально за 2022 год нужно отчитываться уже в новый объединенный фонд. Но фактически не все новые офисы еще могут быть готовы принимать отчеты — в этом случае будете отчитываться по старому адресу.

Сроки сдачи отчетности в фонд в 2023 году за 2022 год


	Дата	Что сдавать
	09.01.2023	СЗВ-ТД. В случае приема/увольнения, приостановления/возобновления трудового договора 30.12.2022
	16.01.2023	СЗВ-ТД. В случае других кадровых мероприятий, а также при получении от работника заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в декабре 2022
	16.01.2023	СЗВ-М за декабрь 2022
	20.01.2022	ДСВ-3 за 4 квартал 2022
	20.01.2023	4-ФСС за 2022 (на бумаге)
	25.01.2023	4-ФСС за 2022 (электронно)
	01.03.2023	СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 за 2022

Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами

Отличия новой формы от старых.
Титульный лист

Нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела он свой
Коды статистики обязательны для заполнения только госучреждениями при представлении подраздела 1.3 раздела 1.
В течение 2023 года, пока новый фонд налаживает свою работу, нужно указывать регистрационный номер страхователя в ПФР.

Раздел 1
Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения), нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):

Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Подраздел 1.1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)

С 2023 года этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно. (По договорам ГПХ, заключенным до 01.01.2023 и переходящим на 2023 год, первый раз нужно будет отчитаться только при их прекращении.)
При увольнении сотрудника нужно указывать также код причины увольнения (п. 3.2.8 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)
В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:

Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
Брали отпуск за свой счет.
Отстранялись от работы или простаивали.
Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.3 (СИоЗП)
Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году Формой сбора информации о зарплате работников госучреждений для большинства сведений установлены кодовые обозначения.

Раздел 2 (4-ФСС)
Этот раздел практически не отличается от старой 4-ФСС. Изменения такие:

Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний.
В расчет сумм взносов (подраздел 2.1) вернулась графа «На начало отчетного периода».
Убрали сведения о численности пострадавших в связи со страховыми случаями (табл. 3 старой формы 4-ФСС).

Какие штрафы за ошибки в новой форме

За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.
Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).


Раздел ЕФС-1	За что штрафуют	Размер штрафа	Основание
Раздел 1, подразделы 1.2, 2 и 3 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3)	Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения	500 рублей по каждому застрахованному лицу. 300–500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ст. 15.33.2 КоАП
Раздел 1, подраздел 1.1 (СЗВ-ТД)	Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения	300–500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 15.33.2 КоАП
Раздел 2 (4-ФСС)	Нарушение срока сдачи	5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей. 300–500 (штраф на руководителя)	Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП
Раздел 2 (4-ФСС)	Ошибки, из-за которых заплатили меньше взносов	От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов. 300–500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 26.29 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП

С 2023 года есть возможность избежать штрафов за ошибки в сведениях персучета (раздел 1, подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1), если сдадите уточненные сведения:

В течение 5 рабочих дней после того, как получили уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий.
До того, как ошибку обнаружит СФР.

Кроме того, появится стимул быстрее оплачивать штрафы по требованию фонда. Если уплатите штраф в течение 10 календарных дней с даты получения требования, можно уплатить только половину суммы штрафа (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Как отправить ЕФС-1 в Траст клиенте

Для отправки ЕФС-1 необходимо запустить Траст клиент и в разделе "ПФР" выбрать "ЭДОК" в нем выбрать "Реестр документов ЭДО ПФР"

откроется окно с выбором параметров нажимаем там нажимаем "ОК" после откроется Реестр документов ЭДОК ПФР нажимаем "Новый документ" и выбираем "Прикрепить документ для отправки в ЭДОК" далее как обычно выбираем документ и после того как надпись на кнопке отправить получить становиться красной надписи нажимаем ее и проводим сеанс связи.

Если будет необходимость отправить:

СЗВ - ТД
СЗВ - СТАЖ
СЗВ - ИСХ
СЗВ - КОРР

то отправлять их нужно точно так же

Как ПОДГОТОВИТЬ ЕФС-1 в СТЭК - ЭЛЕКТРОННОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Для отправки ЕФС-1 необходимо запустить "СТЭК - Электронную отчетность" обязательно проверить чтобы в нижнем правом углу появилось окошко

Если в этом окошке будет написано "Доступна новая версия" ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно провести обновление программы для этого нажмите на зеленую стрелку внизу. После обновления программа перезапустится и можно продолжать работу в ней.

Для подготовки отчета ЕФС 1 заходим в раздел "ПФР"

нажимаем на кнопку "Создать"

В появившемся окне проверяем чтобы стояла та организация и с тем рег. номером ПФР за которую необходимо подготовить отчет. Затем проверяем чтобы не было галочки "Показывать отчеты в соответствии со схемой налогоплательщика". После этого выбираем из выпадающего списка ЕФС - 1. Заполняем отчетный год и нажимаем создать отчет.

Заполнение разделов происходит через кнопку "Добавить/Удалить разделы"

Дальнейшая работа с программой а также выгрузка отчета осуществляется как обычно.

Изучить как работать в программе можно нажав в правом верхнем углу программы раздел "Помощь" и далее "Справка"

В окне справки подробно расписано все что связано с программой "СТЭК - Электронная отчетность". Выбирайте слева в навигационном меню интересующий Вас раздел и читайте.